Báo Cáo Sales

I. Thông tin về hai báo cáo

Sales Phát Triển (Sales_PT.pbix)
Báo cáo phục vụ team Sales Phát triển bao gồm các chỉ số về L1 đến L8 và doanh thu theo từng ngày tạo đơn, ngày lên L3 và ngày đơn được thanh toán thành công.
Dữ liệu hiện đang được lấy 6 tháng gần nhất và lấy theo 3 nước: Malaysia, Thailand và Việt Nam.

-Location of file Sales_PT.pbix: Trong Google Drive: G:\My Drive\PowerBI project\PowerBI project\Sales_PT.pbix

-Data Source: redshift\data_team –-> SQL queries lấy dữ liệu nằm trong file Sales_PT.pbix cùng với báo cáo.

-Bot_channel (nhóm trên Telegram): Refresh_Sales_PT

-Refresh Data:

• Thủ công: Ấn Refresh thủ công trên PowerBI desktop.
• Dùng bot: Gõ refresh trong nhóm Telegram.

Sale Vận hành (Sales_VH.pbix)
Báo cáo phục vụ team sale Phát triển bao gồm các chỉ số về L1 đến L8 và doanh thu theo nhiều nguồn (source / campaign / employee….) và các báo cáo về bộ lý do, báo cáo đốt tươi theo ngày, theo giờ và theo ca làm việc.
Dữ liệu hiện đang lấy theo tất cả các nước trong hệ thống, người dùng tự lọc theo từng nước khi cần.

-Location of file Sales_VH.pbix: Trong Google Drive: G:\My Drive\PowerBI project\PowerBI project\Sales_VH.pbix

-Data Source: redshift\data_team –-> SQL queries lấy dữ liệu nằm trong file txt tại Google Drive: G:\My Drive\DA data\codes\Sale_VH\Sales_VH_code.txt (Vì lỗi nào đó nên phải để SQL query lấy data cho báo cáo Sales VH vào 1 file txt riêng như này!). NOTE: Hiện nay folder codes này đang để quyền ownership cho email: quanghuy.nguyen@monkey.edu.vn. Nếu xóa email nắm quyền ownership phải chuyển quyền sang email khác nếu không báo cáo sẽ không Refresh được!

-File Sales_VH_data.csv: File csv này được tạo ra bằng cách chạy câu Query được lưu trong file Sales_VH_code.txt bên trên, sau đó resulting table được exported dưới dạng file csv với tên Sales_VH_data, và cuối cùng đặt file trong đường dẫn là G:\My Drive\DA data\codes\Sales_VH\Sales_VH_data.csv. File csv này phải để thành một file riêng bên ngoài rồi load vào PowerBI là do có chứa nội dung tiếng việt có dấu, nếu được load luôn trong PowerBI bằng cách chạy câu SQL query trực tiếp trong PowerBI thì bị lỗi font.

-Bot_channel (nhóm trên Telegram): Refresh_Sales_VH

-Refresh Data:

• Thủ công: Tạo file Sales_VH_data.csv như trên, sau đó ấn nút Refresh trong PowerBI desktop.
• Dùng bot: Gõ refresh trong nhóm Telegram.

II. Thông tin về con Bot

-Task: nhận request refresh dữ liệu thông qua 2 kênh: Telegram và CRM. Bot sẽ refresh data, publish data, và đưa lại link báo cáo mới cho người dùng qua telegram đồng thời lên CRM.

-How to use bot: Trên telegram, người dùng gõ vào thanh chat refresh và enter, hoặc trên CRM, người dùng chọn 1 trong những báo cáo trên, nhấn nút refresh màu xanh thủ công. Nếu bot nhận lệnh, nó sẽ phản hồi ngay sau dưới 5 giây (đối với CRM) hoặc ngay lập tức (đối với telegram).

-Location: G:\My Drive\py\tele_bot.bat

-Set up:
B1: Mở con bot lên (G:\My Drive\py\tele_bot.bat)
B2: Mở 2 files Pbix tương ứng 2 báo cáo SVH và SPT lên trong PowerBI desktop, trang số 1 của từng báo cáo, đảm bảo 2 báo cáo ở tab “Home” để đảm bảo bot làm chính xác các steps (có thể minimize file pbix xuống được).

Note:
-Tất cả Python codes để tạo bot, kết nối bot với telegram, kết nối bot với CRM, và con bot (tele_bot.bat) đều nằm ở đường dẫn: G:\My Drive\py. Ngoài ra, tất cả các files cần thiết cho 2 báo cáo này và con bot cũng được đặt ở Github

-Các lỗi bot có thể gặp phải và cách khắc phục:

• Đang trong flow làm việc, có người can thiệp vào gây lỗi (trong lúc bot đang thực hiện refresh mà chạm nhầm vào chuột hoặc bàn phím) hoặc đơ máy/ PowerBI not responding – cho môi trường quay trở lại setup ban đầu + tắt bot (tele_bot.bat) đi bật lại, request lại refresh (trong Telegram, gõ refresh và enter, hoặc trên CRM, người dùng chọn 1 trong những báo cáo trên, nhấn nút refresh màu xanh thủ công).

• Mất mạng / mất kết nối tới redshift/telegram/crm – check kết nối, khi đảm bảo mạng đã kết nối lại, làm như trên.

• Refresh data quá lâu gây lỗi/cản trở - Kiểm tra lại redshift, end tất cả các tasks đang chạy quá lâu hoặc không phải do team Data chạy, làm như trên.

• Tự động logout tài khoản khỏi PowerBI website – Bot sẽ thông báo lên nhóm, bot_admin vào PowerBI website để login lại, làm như trên.

• Do báo cáo Sales Vận Hành (Sales_VH.pbix) lấy data source từ một excel file Sales_VH_data.csv nên nếu trong quá trình sử dụng đội Sales Vận Hành muốn thêm cột gì trong báo cáo thì bên cạnh thêm field đó trong Sales_VH_code.txt và Sales_VH_data.csv thì nhớ tăng thêm giá trị cột trong PowerQuery như hình dưới
  

• Tất cả các lỗi trên khi xảy ra, bot sẽ tag @bot_admin trên nhóm Telegram (Refresh_Sales_PT hoặc Refresh_Sales_VH) để khắc phục vấn đề trừ khi mất mạng. (Quyền bot_admin có thể được sửa trong Python code, tele_bot.py).